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Le mostramos los 4 puntos claves que se presentan en la hoja de ruta de la nueva norma ISO 9001:2015.

Clave 1: Una nueva generación de sistemas de la gestión orientada a facilitar la integración de diferentes estándares complementarios.

La legislación, el desarrollo normativo y la presión del mercado promueven la necesidad de implementar otros estándares adicionales que faciliten que la gestión no abandone elementos importantes al azar. En ese grupo de estándares se agrupan, entre otros:

  • Gestión medioambiental (ISO 14001),
  • Gestión de la innovación (UNE 166002 y, próximamente, el resultado de los trabajos del comité técnico ISO/TC 279)
  • La seguridad en la información (ISO 27001)
  • La eficiencia energética (ISO 50001) y tantos otros, que se han hecho ya imprescindibles en el día a día de las organizaciones independientemente de su tamaño o los sectores en los que desarrollen su actividad.

En este sentido, la nueva estructura de alto nivel (HLS) establece la vertebración de los nuevos sistemas de gestión a partir de los siguientes elementos: Contexto, Liderazgo, Planificación, Soporte, Operación, Evaluación del Desempeño y Mejora Continua. Este cambio permite que, en la integración de otros estándares en el sistema de gestión, la ampliación del alcance se establezca a partir de la incorporación de los procesos operativos correspondientes a dichos estándares, así como la revisión/ampliación correspondiente en los ámbitos del contexto de la organización, el área de liderazgo, planificación y soporte y los elementos relativos a mejora del desempeño y mejora continua, tal y como esquematiza el gráfico adjunto.

El cambio promovido por la incorporación de la nueva HLS ofrece una oportunidad a las organizaciones de actualizar sus sistemas de gestión, añadiendo tanto la gestión del conocimiento en la propia organización (que quedaría integrada en el contexto), como la identificación de los riesgos asociados a no alcanzar los objetivos propuestos (como parte de cada uno de los procesos correspondientes).

Clave 2. El papel del Contexto en la nueva estructura de los sistemas de gestión

El establecimiento del ‘contexto’ constituye una pieza clave de cara a habilitar esa integración sin generar tensiones entre los procesos que deben desarrollarse de manera interna en la organización. De este modo, el ‘contexto’ actúa como una verdadera interfaz entre [la organización y sus procesos] y [el exterior] y, en su papel como colector de la realidad exterior a la organización, incluye tanto el ‘análisis externo’ como el ‘análisis interno’ que permiten a ésta definir su DAFO.

La revisión de 2015 aporta algunas piezas nuevas al conjunto. Una de ellas es la ‘gestión del conocimiento’, fundamental para poder considerar el modelo del sistema de gestión desde la perspectiva de la actual sociedad de la información, independientemente del sector en el que la organización desarrolle su actividad o su tamaño.

Otra de estas nuevas piezas es la que constituye la ‘comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas’. Representa una verdadera declaración de intenciones. Permite entender aún mejor a quién y qué sirve el sistema de gestión de la organización.

Por último, el ‘análisis de los requisitos’ permite facilitar la definición del alcance del propio sistema de gestión. De este modo, el ‘contexto’ se despliega desde el ‘conocimiento de la organización y su contexto’, estableciendo las necesidades de identificar los marcos legislativos y normativos que impactan en el desarrollo de las operaciones del sistema de gestión, de modo que los elementos de entrada al sistema, su análisis y seguimiento queden determinados de manera sistemática.

Clave 3. Liderazgo y Planificación: la implicación de la Dirección en el sistema de gestión.

La necesidad de implicación de la Alta Dirección en el sistema y su gestión queda establecida de manera automática al desaparecer la figura del Representante de la Dirección en la operativa del sistema y ser asumidas sus responsabilidades por la Alta Dirección directamente.

Este cambio ha marcado algunas diferencias tanto en la Revisión por la Dirección como en el proceso de la Auditoría de Certificación, refuerza la presencia y la necesidad de participar de la Dirección en la operativa de la Organización, especialmente en el ámbito de marcar las grandes líneas de actuación desde la Planificación, el establecimiento de los objetivos, la Comunicación y la Coordinación entre las diferentes áreas.

La revisión 2015 incorpora la necesidad de atender de manera especial a la gestión de los cambios, a partir de la gestión del riesgo inherente a la misma (que es la que ha promovido la eliminación de las acciones preventivas que estaban presentes hasta ahora). Desde el soporte a los procesos de la Organización que debe pilotar la Dirección, la necesidad de garantizar la Competencia de las personas así como la Concienciación de éstas relativa a la misión de la Organización y el cumplimiento de los objetivos establecidos, tendrán un mayor peso.

Clave 4. La evaluación del desempeño es clave para la mejora de la competitividad.

La revisión de la norma ISO 9001, va a dar paso al establecimiento de un mayor nivel de requerimientos desde las entidades certificadoras de cara a comprobar que las Organizaciones establezcan indicadores apropiados y alineados con la gestión del negocio y lleven un seguimiento adecuado de los mismos.

La evaluación del desempeño es una herramienta que permite a la Dirección identificar el grado de seguimiento de los procesos y procedimientos establecidos, así como el alineamiento entre éstos (y muy especialmente el de los indicadores y los objetivos planteados) y los requisitos y necesidades del negocio. Esta evaluación es doble ya que, por una parte, debe responder a la pregunta ‘¿estamos haciendo lo que queremos hacer de la manera establecida?’ y, por otra, a la pregunta ‘¿haciendo lo que estimamos que debemos hacer, somos capaces de alcanzar los objetivos de la Organización propuestos para este período?’.

Los resultados de la evaluación de desempeño constituyen un elemento clave para la toma de decisiones de la Dirección de la Organización y deben alimentar de manera permanente al ciclo de mejora continua.

La revisión 2015 de la ISO 9001 elimina las ‘Acciones Preventivas’ presentes en el estándar hasta la revisión 2008 por entender que las acciones de ‘Mejora Continua’ cubren una gran parte de estas posibles necesidades, desde un plano conceptual y por el carácter de ‘Gestión del Riesgo’ que se ha querido imprimir de manera intrínseca a la gestión de la organización con esta nueva revisión de la norma.

Hoja de Ruta ISO 9001:2015

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